Mantenimiento de la clínica dental

Sobre los autores:
Dr. Jaime Otero M. Odontólogo peruano con 38 años de ejercicio profesional especialista en Ortodoncia y Odontopediatría, con Maestría en Gerencia de Servicios de Salud y Diplomado en Marketing que se desempeña en la práctica privada y que realiza desde 1990 actividades vinculadas a la capacitación, consultoría y práctica de la gestión y marketing en Odontología.

Dr. Jaime Otero I. Odontólogo peruano Diplomado en Odontopediatría y con Maestría en Gerencia de Servicios de Salud, que se desempeña como webmaster de www.odontomarketing.com y realiza práctica profesional vinculada a la capacitación, consultoría y práctica de la gestión y marketing en Odontología.
Giselle Elías Belaunde. Administradora de Servicios con experiencia en el rubro de los servicios hoteleros, que ha desarrollado sus principales destrezas en las áreas de selección y capacitación de personal, formación de equipos de trabajo, servicio al cliente, manejo y resolución de conflictos y calidad de atención.

Introducción:
Poco se ha escrito respecto a las pautas de conducta a tener en relación al mantenimiento de la estructura física en la clínica dental, a pesar de que se conoce que las características de las instalaciones y los equipos dentales impactan en la satisfacción del usuario y en la calidad del servicio odontológico.
Desde nuestra experiencia, podemos decir que se ve un amplísimo rango de variación de criterios -y sobre todo de prácticas- respecto al manejo del tema en Odontología, siendo muy común verificar serias discrepancias entre lo que se tiene como concepto referencial y lo que se verifica en la realidad; es decir: lo que se dice, no es necesariamente lo que se hace.
El presente artículo busca brindar una base para facilitar la planificación, ejecución y control de un "Programa de mantenimiento de la estructura física en la clínica dental", que permita garantizar a lo largo del tiempo el adecuado mantenimiento del mobiliario, instrumental y equipos principales.
Ha sido confeccionado de manera que el producto final está constituido por documentos de fácil aplicación y manejo en el consultorio odontológico, los cuales se detallan dentro de los anexos.

Resumen:
Se presenta una propuesta para la planificación, ejecución y control de un "Programa de mantenimiento de la estructura física en la clínica dental".

Palabras clave: Odontología, Administración, Consultorio dental, Mantenimiento, Clínica dental

"Programa de mantenimiento de la estructura física en la clínica dental"
El presente "Programa de mantenimiento de la estructura física en la clínica dental" tiene como objetivo principal establecer las bases teóricas y las herramientas para asegurar el adecuado funcionamiento y presentación de la infraestructura y los equipos en el consultorio dental.
Ha sido diseñado en la base de su desarrollo a lo largo del tiempo. Se trata de un proceso continuo, que para fines didácticos incluye tres momentos de acción:

Planificación

Ejecución

Control

a. Planificación:
La etapa de planificación del "Programa de mantenimiento de la estructura física en la clínica dental" es el paso inicial del proceso y contempla las siguientes actividades:

Analizar de manera crítica y objetiva cómo se ha enfocado el tema en nuestro consultorio a lo largo del tiempo, buscando establecer si hemos sido concientes y consecuentes en el pasado sobre la necesidad de realizar actividades de mantenimiento.

Determinar si nuestra conducta ha sido proactiva (nos hemos anticipado y acostumbramos hacer mantenimientos periódicos y chequeos preventivos a nuestros equipos) o reactiva (hemos arreglado las cosas cuando se han malogrado o han llegado a un estado de deterioro inaceptable)

Generar información sobre las fechas de adquisición de los principales equipos y mobiliario, intentando ser lo más exactos posible a fin de poder programar las actividades futuras de manera coherente con la realidad (ver anexo 01).

Reconocer las actividades de mantenimiento o reparación efectuadas previamente, intentando establecer en la medida de lo posible las acciones ejecutadas y las fechas correspondientes (ver anexo 01)

Reconocer las actividades de mantenimiento o reparación que se encuentran en proceso de planificación para el corto o mediano plazo y las que ya se están ejecutando en la actualidad (ver anexo 01)

Determinar la existencia de discrepancias entre las condiciones actuales y los estándares recomendados en el presente documento (ver anexo 02)

Listar las actividades de mantenimiento a realizar (ver anexo 03)

Confeccionar un directorio de proveedores posibles para realizar estas actividades, incluyendo: nombre de la empresa, nombre del contacto, actividades que realiza, teléfono fijo, teléfono celular, dirección, dirección de correo electrónico y quién lo recomienda (ver anexo 04)

Identificar al proveedor idóneo (pintor, técnico de equipos dentales, tapicero, etc.) para realizar el mantenimiento necesario, valorando sus servicios desde distintos enfoques, tales como: recomendaciones de amigos, familiares o pacientes, el costo, la calidad de los trabajos previos realizados, los mecanismos de pago a emplear y elementos como su pulcritud, puntualidad, trato personal, garantía, etc.

Elaborar presupuestos para ejecutar cada actividad de mantenimiento pendiente

Calcular como monto referencial, la inversión promedio mensual necesaria (dividiendo la sumatoria de todos los gastos a efectuar en el año entre 12). Es importante destinar una cifra adicional para las eventualidades y actividades de mantenimiento de emergencia, sobre todo si se ha tenido cierto descuido en el pasado.

Determinar los mecanismos operativos necesarios para asegurar la disponibilidad del dinero necesaria (creando un fondo fijo mensual, abriendo una cuenta bancaria para este fin en la cual depositaríamos los montos correspondientes, estableciendo un plan de pagos fraccionados con los proveedores con los cuales efectuaremos el mantenimiento, etc.)

Identificar dentro de las actividades de mantenimiento necesarias aquellas que tienen una mayor prioridad de ejecución, teniendo como criterios generales: el impacto en la satisfacción de nuestros pacientes, la repercusión en el logro de un ambiente de trabajo óptimo, factores económicos, factores ergonómicos, factores vinculados a la bioseguridad, factores estacionales, factores tecnológicos, etc.

Establecer un plan tentativo de acción, considerando para cada caso: la actividad de mantenimiento a realizar, la fecha programada, el responsable, el ejecutor programado (proveedor elegido) y el costo programado (ver anexo 03).

Tener en cuenta la siguiente observación: para poder comparar con facilidad lo programado con lo que luego se realizará, se recomienda utilizar este modelo con dos propósitos: primero, registrar lo que se programa, tal como se detalla en el párrafo anterior; y luego, a medida que transcurre el tiempo, ingresar la información de lo que efectivamente se realizó, lo cual será explicado más adelante, durante el momento de la ejecución.

b. Ejecución:
La etapa de ejecución del "Programa de mantenimiento de la estructura física en la clínica dental" implica las siguientes actividades:

Procurar seguir de la manera más estricta posible lo estructurado en el plan tentativo de acción y anotar en él las modificaciones que se hagan a lo programado.

Iniciar el registro de las actividades de mantenimiento efectuadas, utilizando para ello el formato del anexo 03. Como se explicó, este modelo se utiliza no solo para registrar lo programado y lo que se realiza, sino que se constituye en un instrumento dinámico que permite comparar ambas instancias. Si prefiere trabajarlo por separado, le recomendamos modificar el modelo del Anexo 03 y diseñar dos, cada uno para cada proceso.

Considerar que podrán haber casos en los que se requiera adicionar a las actividades programadas, algunas eventualidades o reparaciones de urgencia. Estas deberán ser del mismo modo adicionadas al registro de las actividades de mantenimiento efectuadas y se deberá analizar si interfieren con alguna actividad programada para el mismo equipo o mobiliario, en cuyo caso se deberá reprogramar o sencillamente eliminar la tarea de la programación, según el caso. De este modo, contaremos con un instrumento versátil y coherente a la hora de amoldarnos a nuestros requerimientos.

Incorporar en la medida de lo posible a su clientela y al personal del consultorio en la elección de ciertos atributos de las actividades de mantenimiento a realizar, como podrían ser: la elección de los colores a utilizar para pintar un área determinada, el tipo de tapiz a colocar, ideas para mejorar la apariencia, etc. Recuerde que la toma de decisiones participativa suele tener impacto sobre la calidad de los servicios, pues todos se sentirán más identificados con el consultorio y sentirán que sus opiniones son importantes y valoradas.

c. Control
No es conveniente concebir el momento de control del "Programa de mantenimiento de la estructura física en la clínica dental" como la etapa final y aislada del proceso, sino que es preferible y recomendable identificar su validez, en la medida que acompañe a todo el proceso y que sirva para asegurar su adecuada planificación y ejecución.
Implica las siguientes actividades:

Verificar la validez y coherencia de la información que registramos. Es decir, siempre revisar que lo que se anota sea el fiel reflejo de la realidad. En los casos en los cuales la memoria falla o no es posible determinar con exactitud alguna fecha o procedimiento efectuado en el pasado, es preferible ensayar una aproximación, que ignorar el registro.

Agregar nuevos elementos al listado de cada documento de registro, según corresponda. Se ha buscado generar estas herramientas para ser aplicadas en el consultorio dental promedio, por lo que es probable que quede incompleto para manejar algunos casos particulares*.

* Escríbanos por favor a aportes@odontomarketing.com incluyendo el detalle de estos eventuales items añadidos en el listado de equipos y muebles y de las actividades de mantenimiento que realiza en su consultorio dental y que no han sido incorporadas al presente programa. Esto nos permitirá mejorar el presente aporte, lo cual redundará en el alcance de mejores resultados a la hora de aplicarlos. Recuerde que su experiencia puede ser de utilidad para muchos colegas.

Determinar nuestro Índice de Discrepancia, cifra que diagnostica en qué estado de conservación se encuentra la estructura física de nuestro consultorio dental al inicio del proceso.

Discusión y Conclusiones
Debido a la insignificante bibliografía publicada sobre este tema, para la confección de los estándares incluidos en el presente documento, se utilizó información variada proveniente de la experiencia profesional de los autores, las especificaciones técnicas de los fabricantes, plazos de garantía ofrecidos por los fabricantes y tiempos de depreciación de los equipos y mobiliario dental.
El diseño del presente programa puso en evidencia el grado de complejidad que se alcanza, al analizar la serie de tareas que se deben tener en cuenta y realizar para cumplir con un "Programa de mantenimiento de la estructura física en la clínica dental"
Se debe tener en cuenta que hay factores de confusión asociados al tema tratado, sobre todo en lo concerniente al tiempo de duración de las cosas y los tiempos promedio de mantenimiento recomendados. Entre los principales factores de confusión se pueden destacar:

Condiciones climáticas y geográficas, como por ejemplo: altitud sobre el nivel del mar, humedad relativa, temperatura, variación de la temperatura, cantidad de polvo, presencia de plagas, etc.

Materiales empleados, partiendo de que hay maderas más resistentes, acabados de construcción más duraderos, etc.

Antigüedad de los componentes de la infraestructura física. No es lo mismo dar mantenimiento por primera vez a una mesa que tiene 10 años, que planificar el mantenimiento de una nueva.

Del mismo modo, se expresó la dificultad de definir en algunas ocasiones las diferencias claras entre distintos procesos vinculados al aseguramiento de la función y la armonía de la infraestructura de la clínica dental. Nos referimos a la posible confusión entre procesos como: limpieza, mantenimiento, reacondicionamiento, mejora, repotencialización, cambio de repuestos, reparación, embellecimiento, etc.
Al respecto, se ha procurado brindar recomendaciones prácticas, en base a la optimización de los recursos y a la identificación de las necesidades comunes a la mayoría de consultorios dentales, quedando abiertas las puertas para adicionar procesos y modificar el presente aporte según sea conveniente.
Para ello, se establece que el presente documento se encuentra aun en confección y que será modificado, en base a la retroalimentación que pudiera generarse al momento de su lectura, análisis y puesta en práctica por parte de cualquier odontólogo o administrador de servicios odontológicos.
Por ello, no dude en enviarnos al correo aportes@odontomarketing.com sus anotaciones, dudas, sugerencias, etc. Recuerde que su experiencia puede ser de utilidad para muchos colegas.

Anexos
Para facilitar la implementación del "Programa de mantenimiento de la estructura física en la clínica dental", se brinda al lector los documentos que deben ser utilizados en los distintos momentos del proceso, de modo tal que sirvan como cartillas para el registro y la organización de la información.

Anexo 01

Fechas de adquisición y de actividades de mantenimiento desarrolladas y por desarrollar

Anexo 02

Actividades de mantenimiento, periodicidad recomendada y discrepancia

Anexo 03

Actividades de mantenimiento programadas y efectuadas

Anexo 04

Directorio de Proveedores

"Programa de mantenimiento de la estructura física en la clínica dental"
Anexo 01 : Fechas de adquisición y de actividades de mantenimiento desarrolladas y por desarrollar

Inventario (listado de equipos, muebles, etc)
Fecha de adquisición
(mes/año) Actividades de mantenimiento previas Actividades de mantenimiento por ejecutar o ejecutándose

Actividad Fecha
(mes/año) Actividad Fecha
(mes/año)

Muebles sala de recepción

Escritorio recepcionista

Silla recepcionista

Mesa de centro

Mesa auxiliar

Revistero

Ventilador

Aire acondicionado

Estantes

Closets

Lámparas

Equipo de música

Computadora

Intercomunicadores

Aspiradora

Lustradora

Sillón dental

Unidad dental

Lámpara dental

Luz halógena

Autoclave

Esterilizador

Equipo rayos x

Compresora

Turbina

Micromotor

Equipo ultrasonido

Recortador modelos

Silla rotatoria

Negatoscopio

Vibrador de yeso

Amalgamador

Instrumental

Modo de empleo:

Personalice la cartilla: No considere los equipos y muebles listados que no se apliquen a su caso en particular y si fuese necesario, agregue nuevos items que existan en su consultorio y que no estén detallados. Agregue según corresponda, detalle en los casos en los que cuenta con más de un item. Por ejemplo: turbinas, micromotor, equipos de rayos X, computadoras, sillas rotatorias, etc.

Anote para cada caso, la fecha de adquisición, así como las actividades de mantenimiento realizadas en el pasado y las que se estén por realizar.

"Programa de mantenimiento de la estructura física en la clínica dental"
Anexo 02: Actividades de mantenimiento, periodicidad recomendada y discrepancia

Actividad
Periodicidad recomendada Discrepancia (marcar con una equis en los casos que existe discrepancia)

Pintar paredes externas 6 meses

Pintar paredes internas 4 meses

Pintar rejas 12 meses

Tratar madera (puertas, mesas, zócalos, etc.) 12 meses

Lavar tapiz de sillones 4 meses

Retapizar sillones 36 meses

Lavar alfombras bajo transito 6 meses

Lavar alfombras alto transito 3 meses

Mantener marcos de cuadros 24 meses

Limpiar tanques y cisternas 6 meses

Limpiar techos y depósitos 12 meses

Lavar cortinas, persianas, stores 6 meses

Mantener pisos de madera 12 meses

Fumigar 6 meses

Mantener electrodomésticos 12 meses

Mantener red de agua 18 meses

Mantener red de desagüe 18 meses

Mantener red eléctrica 18 meses

Mantener red de aire 18 meses

Mantener red de aire acondicionado 18 meses

Mantener ventiladores 12 meses

Mantener compresora 6 meses

Mantener unidad dental 6 meses

Mantener sillas rotatorias 12 meses

Mantener rayos X 12 meses

Mantener esterilizador, autoclave 12 meses

Mantener instrumentos rotatorios (turbina, micromotor) 3 meses

Mantener equipo de ultrasonido 12 meses

Mantener luz halógena 12 meses

Otros:

-

-

-

Modo de empleo:

Personalice la cartilla: No considere las actividades listadas que no se apliquen a su caso en particular y si fuese necesario, agregue nuevas actividades de mantenimiento que Ud. requiera y que no estén detalladas.

Revise para cada actividad los estándares de periodicidad recomendada, marcando con una equis en los casos en los cuales existe discrepancia entre lo aconsejable y su realidad, lo que le servirá de insumo para determinar sus necesidades de mantenimiento y programar su ejecución.


Sillón o silla de sala de recepción

Mesa de sala de espera

Revisteros

Escritorio para secretaria

Escritorio para odontólogo

Silla secretaria

Silla para escritorio odontólogo

Silla para asistente dental

Silla para pacientes y sus acompañantes

Ventilador

Mueble para instrumental

Mesa rodante de trabajo (auxiliar)

Taburete de trabajo

Máquina de escribir

Computadora

Alfombra sala de Espera

Lámparas

Lámpara de Mesa

Equipo de luz fluorescente

Archivador

Muebles de escritorio (estantería)

Equipo de música ambiental

Parlantes

Intercomunicadores

Lustradora

Aspiradora

Cafeteria

4   Sillones dentales

3    Unidades

1    compresoras

3    Turbinas

1    Motor Laboratorio

1    Esterilizador

1    Recortador de modelos

2    Fuentes de Luz Alógena

1

4    Lámpars dentales

1    Soldador de Bandas

1 Motor Pulidos

1   Rayos X

1   Grupo electrógeno

3   Negatoscopiospios

1   Vibrador de yeso

3   Amalgamadores

3        Jeringas Triples

3    Cajas de Control

3    Escupideras

3    Contrángulos

3    Micromotores

1        Destartarizadir

2        Equipos de succión de saliva

1    Hemo-suctor

60     Espejos Dentales

60   Pinzas de algodon

60   Exploradores

40   Cucharetas de dentina

20   Espatulas para cemenrto

3    Juegos de Destartarizadores

6   Espátulas para batir yeso

6   Espatulas batir cemento

30 Bruñidores de amalgama

30 Atacadores de amalgama

1 Juego de Fórceps

1 juego de 4 botadores

3   Mangos de Bisturí

1   Legra

6   Jeringas carpule

10 Alicates para Ortodoncia

4   Pinzas porta brackets

6   Porta matrices

18 Tazas de jebe para yeso

6   Portaamalgama

     Instrumental de Endodoncia

2   Pinzasporta radiografias

4   Algodoneros

4   Depósitos para desperdicios

4   Depósitos para fresas

2 Espátulas para cera

2 Espátulas modeladora cera

2 Cuichillas para yeso

20 Mandriles

40 Cubetas para impresiones

     Instrumental de Cirugía

Lista de actividades

Mantenimiento cueros

madera

pintura

alfombra

"Programa de mantenimiento de la estructura física en la clínica dental"
Anexo 03: Actividades de mantenimiento programadas y efectuadas

Actividad
Fecha Responsable