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Cómo organizar un congreso odontológico

Giselle Elías B. (Perú).
www.odontomarketing.com

 

Odontomarketing colabora con los gremios dentales, ofreciendo los siguientes servicios:



Introducción:

Si decidimos organizar un congreso dental o un evento odontológico, debemos considerar muchísimos factores que podrían intervenir en el éxito de nuestra actividad. Por ejemplo, es necesario determinar entre otros tantos y variados asuntos:

  • qué clase de evento haremos y qué categoría tendrá
  • cuál será su magnitud y alcance
  • cuándo será y cuánto durará
  • qué brindan otros Congresos y qué estrategias de mercadeo implementaremos
  • cómo se manejarán los aspectos económicos y financieros
  • con qué instituciones u organizaciones nos vincularemos y en qué forma
  • dónde será realizado y cuántas salas de conferencias se necesitan
  • qué esperan y qué servicios les brindaremos a los asistentes
  • cómo se realizará la convocatoria y cuántos participantes proyectamos lograr
  • quiénes serán los expositores y qué especialidades o temas serán abordados
  • qué metodología de la educación se utilizará
  • qué equipamiento, materiales, útiles, etc. se necesitarán

 

 
  • Planificación y organización de eventos dentales
  • Promoción de Congresos y Ferias Odontológicas
  • Confección de portales y páginas web para eventos dentales
  • Dictado de conferencias de Gerencia, Administración y Marketing en Odontología
  • Difusión entre la comunidad dental, de las conclusiones a las que llegan de los Eventos Dentales realizados
  • Servicio de inscripciones en línea
  • Cobertura periodística de eventos dentales
  • Coordinaciones con expositores
  • Organización de Ferias Dentales


Para mayor información, escríbanos a:
jotero@odontomarketing.com

Planificación de un congreso dental:

Por ello, para organizar adecuadamente un congreso dental debemos primero convocar a un equipo humano que tenga el tiempo necesario y la capacidad (y las ganas) de iniciar un emprendimiento que pudiera ser complejo y arduo. Tenga presente que todo lo que dediquen previamente en la correcta planificación del congreso dental y en realizar todas las averiguaciones necesarias en el momento adecuado, significará mucho y podría marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Debemos ser precavidos y empezar por el inicio: Establecer - por ejemplo -, si el grupo o comité organizador se encargará de todo lo concerniente al Congreso Odontológico o si se contará con una empresa que se dedique a la organización de congresos para tercerizar en ella algún o algunos aspectos. Podría ser preferible delegar: la convocatoria, las inscripciones, la organización de la exposición comercial, los servicios para los asistentes (refrigerios, entrega de material, etc.) u otra área, para la cual su equipo no esté del todo preparado o para quellos asuntos para los que no se disponga del tiempo necesario.

A la vez, hay que tener presente que serán muchas y muy variadas las tareas y responsabilidades que se deberán asumir y realizar. Y que todas son muy importantes. Por ejemplo, podría tener un excelente panel de conferencistas, pero el congreso "estaría mal", si son incómodas las sillas en las que los asistentes se sentarán o si está frío el café que se servirá en el refrigerio. Si entregan unos hermosos certificados y realizan su congreso dental en un concurrido y afamado hotel, pudiera ser que dichos asuntos pierdan un tanto de valor, si por ejemplo: consiguen poca asistencia o si el proceso de inscripciones es desorganizado.

¿Qué desean los asistentes al Congreso?

Por ello, tiene sentido averiguar qué es lo que los participantes necesitan y desean para quedar satisfechos y sobre dicha lógica, bien vale la pena realizar un sondeo o hasta un estudio de mercado. Si no cuentan con los recursos o el tiempo, como para contratar a una entidad investigadora de mercados para que ejecute una encuesta sobre una muestra de potenciales asistentes al evento, por lo menos recuerden a qué eventos exitosos han asistido y qué tuvieron estos de especial. O que realicen algunas llamadas telefónicas a un grupo de colegas amigos, para determinar (aunque sea de un modo aproximado), qué factores resultan críticos para lograr satisfacción en sus asistentes. Sobre todo si el financiamiento del congreso se va a basar en el dinero que reciban por las inscripciones y piensan continuar realizando el evento periódicamente.

¿Es la primera vez que organiza un congreso dental?

Sin duda, organizar un Congreso Dental por primera vez es distinto a tener experiencia previa en el campo. De igual modo, planificar un Congreso Dental que ya tenga cierta trayectoria y presencia en el gremio odontológico, es realmente diferente a iniciar el camino "desde cero". Si fuese el caso, no olviden conversar con el grupo que organizó el o los congresos anteriores, para conocer de primera fuente qué inconvenientes se tuvieron, qué errores ocurrieron, qué ideas se podrían implementar para mejorar y qué fue lo que más gustó. Con la misma lógica, le recomendamos que si va a lanzar una nueva actividad, procure conversar con alguien que ya haya realizado congresos dentales anteriormente, para pedirle consejos y nutrirse de la experiencia de otros.

Elijan un buen nombre:

Podría parecer poco importante, pero el nombre y la imagen que el evento proyecte será lo que cale en la mente del gremio odontológico. Saber cuantos tipos de eventos hay y las principales diferencias que existen entre cada uno de ellos, será util para elegir un nombre y para no caer en el error de ofrecer el evento con un nombre erróneo.

El nombre debe ser de fácil recordación y además, es conveniente que resuma qué es lo especial que el evento ofrece. Para ello, tiene sentido establecer algún factor diferencial para su congreso: Quizás brinde los últimos conocimientos sobre una técnica nueva, congregue a un gran número de expositores de reconocida trayectoria, se enfoque en una determinada especialidad de la Odontología, tenga una exposición comercial muy grande con regalos y promociones sumamente atractivas para adquirir insumos dentales o equipamiento odontológico, cuente con muchos dictantes extranjeros, contenga muchísimas charlas cortas que se enfoquen en aspectos prácticos de la práctica dental u ofrece mucha diversión. Marque la diferencia, sobre todo porquecada día hay más congresos dentales y la mayoría suele enmarcarse dentro de un estilo bastante similar.


congresodental


Idea práctica:
Montaje de mesa para cena formal

Al organizar un evento es importante planificar los coffee breaks y cenas, pues es dichos espacios es donde se establece la mayoría de relaciones comerciales. Así mismo, algún problema con la calidad de la comida, podría estropear el éxito de su evento dental

¿Por qué organizar un evento odontológico?

Esta puede parecer una pregunta un tanto obvia, pero creemos que es pertinente. Es que son muchas las razones por las que se podría organizar un congreso dental, por lo que resulta estratégico establecer con mucha claridad para qué lo realizamos. Entonces, le recomendamos que hacer un análisis previo de cuál será la utilidad del congreso que planea efectuar y cómo nos vincularemos con los distintos sectores y actores implicados.

En términos geenrales, se puede hacer un evento dental (por ejemplo), para:

Difundir conocimientos: la comunidad profesional genera contínuamente nuevas experiencias, investigaciones y conocimientos que pueden pasar inadvertidas por la sociedad y por los medios de comunicación. Entonces, un congreso puede servir para difundir este tipo de trabajos científicos, técnicos, etc. Si el propósito de su Congreso es éste, verifique hasta qué punto dichos conocimientos podrían ser comunicados mediante otros medios, como: revistas especializadas, la Internet o a través de la publicación de un libro. Obviamente, ninguno de estos medios podrá compararse a presentar en vivo y directo a las personas responsables del estudio o, investigación. Por ello, analice bien cuál de los dos caminos es el más conveniente en términos de impacto y de presupuesto.

Promover un intercambio: un congreso puede ser el núcleo base para facilitar las relaciones entre profesionales, técnicos, casas comerciales, etc; Si éste fuese nuestro propósito, podríamos también considerar incorporar un fuerte componenete social al evento a planificar, o directamente realizar una actividad distinta que logre el mismo cometido.

Propiciar la creación de nuevos grupos profesionales: la reunión de varios colegas de un mismo país o de todo el mundo, inevitablemente genera un intercambio de experiencias y opiniones y la formación de nuevos grupos de trabajo. Entonces un congreso dental puede servir para tejer relaciones duraderas de mutuo apoyo, que a la larga fomentarían el avance y el enriquecimiento personal y comunitario.

Organizar nuevos congresos: un evento dental sobre un punto determinado podría ser también el punto inicial, para la creación de futuros congresos sobre la materia y el establecimiento de una comunidad profesional que participe del mismo periódicamente.

Fuente de recursos Cualquier trabajo necesita para funcionar medios técnicos, un equipo de trabajo y material, todo lo cual conlleva un costo. En estos casos un congreso se puede convertir en una fuente de financiación, un medio de difusión del trabajo realizado para posibles inversionistas y también se puede convertir en un excelente medio para conseguir donativos y auspicios.

Factores críticos para la realización de un Congreso Odontológico:

Como en todo proyecto, lo más importante es tener una visión muy clara y medible de lo que se desea. Entonces, se hace imprescindible redactar un plan de trabajo en el cual figuren los objetivos deseados, en términos: reales, concretos y medibles. No serían objetivos válidos: "que el evento salga muy bien", "contar con buenos expositores" o "ganar dinero". Más bien, en gestión de proyectos deberíamos pensar por ejemplo en: "lograr una satisfacción en los asistentes al congreso, del orden del 80% medida a través de una encuesta de satisfacción", " lograr 730 participantes", "incluir a expositores que hayan dictado más de 20 cursos en el extranjero", "lograr una utilidad de 10,000 dólares", etc.

Sucede que para lograr el éxito con la organización de un Congreso Dental, no es suficiente pensar: "nos esforzaremos mucho para que las cosas salgan muy bien" o "igual hay que hacer el congreso, seguro que sale muy bien". Mucho menos, cuando los que conforman el comité organizador del Congreso Odontológico tienen otras ocupaciones y prioridades en paralelo, como: la práctica privada, la docencia, la dirección gremial, etc.

En base a los objetivos que se planteen, establezcan los caminos que se deberán seguir para procurar el éxito del congreso: esto es, lograr los objetivos que previamente se propongan. Identifquen que podrían haber varias alternativas hacia la misma meta, por lo que pensar estratégicamente podría permitirles ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero. Por ejemplo, para lograr una utilidad de 10,000 dólares, podrían cruzar los dedos y esperar, o: "lograr alianzas sólidas con proveedores que auspicien el evento", "organizar una cena que geenre utilidad", "apalancar una colaboración o donación de alguna institución o entidad interesada en la realización del congreso", "cubrir algunos egresos programados a partir de otras fuentes de financiamiento", etc.

Tengan muy presente que las decisiones que tomen desde el primer momento, influirán en el comportamiento financiero del proceso: Si realizan el evento en el local "A" y no en el "B", "si eligen al expositor "C" y no al "D", si prefieren imprimir los folletos de difusión con la firma "E" y no con la "F", etc. seguramente será el origen de determinado nivel de egresos. A la vez, no pierdan de vista que será imposible realizar cualquier tipo de evento, si no se dispone del capital necesario como para cubrir todo. Por ello, le recomendamos especialmente que determinen con la mayor presición posible el presupuesto de todos los egresos a realizar para el congreso dental.

Tambien es pertinente aconsejar que se debería analizar no solo presupuesto total a invertir, sino también la necesidad del flujo del dinero a lo largo del tiempo. Por ejemplo, si necesitan adquirir con tiempo los boletos aéreos para los conferencistas o van a contratar los servicios de un hotel (y éste le solicita abonar el 50% de forma adelantada 90 días antes de la fecha programada): busque mecanismos para conseguir el dinero oportunamente, como: un período de preinscripción a una tarifa preferencial, alianzas con proveedores importantes que auspicien el congreso, un préstamo, etc. Tengan mucho cuidado con los aspectos económicos de su congreso, sobre todo si manejarán dinero que no es suyo o si el objetivo es justamente recaudar fondos.

Cómo organizar un congreso dental Es muy importante al organizar un congreso médico contar con el apoyo y aval de su colegio odontológico y en caso fuera a tratar algún tema referente a una especialidad determinada, contar también con el apoyo de la sociedad referente al tema, con esto no nos referimos a un apoyo económico sino a la seriedad y confianza que le dará a su congreso contar con el apoyo de su colegio odontológico. Por ejemplo en caso fuera a realizar un Congreso Sobre avances y nuevas prácticas en Odontopediatría sería muy conveniente realizar una alianza con las sociedades de Odontopediatría y distribuir folletería en conjunto. Al organizar un congreso de varios días también debemos de pensar en crear un campo para la diversión y ocio, por lo cual es importante escoger una ciudad adecuada que por su atractivo en si (como el del programa) atraiga la atención y asistencia de publico.

Hoy en día por ejemplo los congresos ofrecen programas muy entretenidos para los acompañantes. Por lo general le tomará cerca de un año organizar su congreso, si es la primera vez que organiza uno con mayor razón no trate de apresurarse. Al solicitar un auspicio o financiamiento por parte de una compañía es importante no olvidar que la gran mayoría de compañías asignan un presupuesto anual a cada área, por lo que en caso usted fuera a solicitar un auspicio, será más probable que lo consiga si pide este antes de la elaboración del presupuesto anual de la empresa (con un año aprox. de anticipación).

Al escoger la sede de su congreso, tome en cuenta si esta tiene el espacio suficiente para albergar cómodamente al público esperado. Así mismo el local deberá de contar con sistemas básicos de seguridad como luces de emergencia. puerta de emergencia, extintores, señalización adecuada, equipo y botiquín de primeros auxilios. Muchos eventos se cancelan a ultima hora por no contar con la licencia por deficiencias en sistemas de seguridad. La sede de su congreso deberá de contar con un fácil acceso, si fuera un congreso Internacional puede ser en una isla, hacienda, campo, etc., si su congreso será tanto nacional como internacional la sede habrá de tener fácil acceso, transporte público cercano, amplio parqueo, zona hotelera y de restaurantes cercana a la sede.

Así mismo es conveniente que en la misma sede del congreso cuenten con teléfonos públicos y acceso a Internet, sobre todo si tendrá asistentes de otros países, por todos estos requerimientos en la mayoría de casos los congresos suelen realizarse en hoteles. El local elegido deberá de contar así mismo con servicios higiénicos adecuados y en cantidad suficiente para el volumen de asistencia esperada.

Es recomendable contar con personal de limpieza permanente en estas áreas criticas, si el local le ofrece al personal de limpieza exija puntos fijos de trabajo. Es importante probar con anticipación los equipos audiovisuales, el sonido y aire acondicionado del local. Pasos sugeridos al organizar un evento odontológico: Contar con un equipo de trabajo que lo apoyará en el desarrollo del mismo, dependiendo del tipo de evento o congreso definir si involucrará en la organización de este a alguna universidad, organismo del estado, institución, etc. Establezca sus objetivos y escoja el tipo de evento y la magnitud que tendría que tener este para alcanzar sus objetivos, tenga en cuenta que el tema elegido deberá de tener concordancia con el tipo de público que usted espera.

En caso fuera a contar con invitados y expositores de otras ciudades, no olvide coordinar las atenciones para ellos, por ejemplo una amenidad en su habitación de hotel, recogerlos del aeropuerto o enviar un chofer por ellos programar de manera organizada actividades y cenas para los asistentes. En un evento Internacional lo más aconsejable es que negocie con algunos hoteles tarifas por habitación, muchos hoteles al tener un número de habitaciones vendidas por un congreso le darán gratuitamente sus salones de eventos.

Discuta sus planes con su equipo de trabajo y con amigos y familiares de confianza, pida ideas y discuta si su idea es viable y lógica. ¿Cuenta con los recursos necesarios para cubrir las necesidades del evento? en caso contrario busque alternativas como el canje publicitario así como el apoyo de alguna institución. En caso vaya a realizar un congreso de más de 300 personas puede autofinanciarlo alquilando espacios en la zona del coffee break donde diversas compañías relacionadas al rubro podrían ofrecer sus servicios, estos pequeños stands suele colocarse en el área de los coffee breaks o anexa a esta, así en los intermedios los asistentes tienen la oportunidad de conocer los productos y servicios ofrecidos y tanto usted como sus auspiciadores salen ganando. Hágase un calendario con tiempos y los pasos que deberá ir dando establezca un tiempo realista para cada uno de ellos.

Organice a su equipo de trabajo y entréguele a cada uno tareas puntuales, no olvide que alguien deberá de cuidar del presupuesto y encargarse de la parte financiera y contable del evento. En caso fuera a cobrar por el ingreso al evento una ves definidos temas. local, expositores y fecha, deberá de contar con un medio de pago de fácil acceso, en caso fuera Internacional deberá de contar con un medio de pago vía Internet o a través de agencias de viajes autorizadas, estas suelen ofrecer paquetes en los que incluyen el alojamiento, pasajes y pago por asistencia.

Mantenga reuniones regulares donde revisara sus “plans and actions” y revisará las fechas límites, así mismo asegurese de recibir información de sus colaboradores por ejemplo las dificultades y problemas que se les pudieran haber presentado y el estado en que se encuentran sus avances, así en caso uno sufriera algún inconveniente habrá otra persona que inmediatamente podrá continuar con su trabajo y usted obtendrá información muy útil en caso repitiera el congreso.

Una vez que tenga definido el lugar, fecha. tema, expositores, costo, etc. podrá empezar a publicitar su evento, para esto deberá informarse acerca de las revistas especializadas con mayor tiraje en el medio, tanto nacional como internacional dependiendo del caso, para publicitar su congreso, en caso este sea Internacional lo más conveniente es empezar a ofrecerlo con un año a mínimo 6 meses de anticipación ya que los asistentes tendrán que viajar.

Una vez que cuente con el medio impreso, podrá averiguar en portales conocidos y del rubro para publicitarse, es aconsejable apoyarse en Internet (dentro de portales populares y pertenecientes al rubro) y alquilar bases de datos especializadas para poder enviar mails masivos a suscriptores de revistas virtuales por ejemplo ya que esto le daría mayor respaldo y seriedad que utilizar un programa que pudiese ser contemplado como spam.

En su país podrá buscar entrevistas en medios televisivos y radiales. Al asociarse con agencias de viajes estas también se encargarán de promocionar sus congreso. Recuerde no olvidar los elementos de merchandising del evento en si, por lo general las compañías auspiciadoras corren con estos gastos, por ejemplo pins con el logo del congreso, maletines de trabajo, lapiceros, blocks de notas, calculadoras, etc.

Deberá registrar a todos los asistentes, para esto se suelen entregar una especie de fotochecks con el nombre del asistente y el país del que procede. Es importante realizar programas de actividades divertidas e interesantes, donde el asistente sentirá que es doblemente beneficiado no sólo por la naturaleza del congreso sino por la oportunidad de conocer una nueva ciudad y realizar actividades diferentes. Antes del evento en sí, tenga una reunión pre congreso con su equipo de trabajo y colaboradores (hoteles, agencia de viajes, encargados de alimentos, encargados de limpieza, seguridad, recepción, etc.).

Al terminar el evento tenga una post reunión con su comité y colaboradores, discutan los puntos que funcionaron así como los que no. Qué cambios deberá hacer para el próximo año y que cosas deberá mantener. Envíe cartas de agradecimiento a voluntarios, auspiciadores y cualquier persona o empresa que haya colaborado con su evento.

 

Referencia:

Elías, G. Cómo organizar un congreso odontológico. Odontología Ejercicio Profesional 2005;6(7): http://www.odontomarketing.com (10.07.2005)

 

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